Web担当者必見！更新負担を激減させるサイト運用のコツ

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サイト更新作業が負担になる5つの主な原因とは？

Web制作でCMS（Wordpress）による操作性とSEO（検索エンジン最適化）で集客アップが得意な ホームページ制作会社 コスモ企画によると、なぜサイト更新作業は負担になるのでしょうか？主な原因を理解することで、効率的な対策が見えてきます。

1. 非効率なCMSの選択と設定

多くの企業では、初期導入時にコストや知名度だけでCMSを選んでしまい、自社の運用に最適化されていないケースが見られます。WordPressなどのCMSも、適切なカスタマイズなしでは、かえって作業を複雑化させることがあります。

2. マニュアルの不足と属人化

更新作業の手順が明文化されておらず、特定の担当者のみが作業できる状態は危険です。担当者の不在や退職により、サイト更新が滞ってしまうリスクが高まります。

3. コンテンツ制作プロセスの複雑さ

更新用のテキストや画像の作成から承認、公開までのワークフローが複雑であり、多くの関係者との調整に時間を取られています。

4. テクニカルな知識不足

HTMLやCSSなどの基本的な知識がないために、簡単な修正でも外部に依頼せざるを得ない状況が発生しています。

5. 計画性のない更新サイクル

突発的な更新依頼や締め切りに追われる運用は、担当者の負担を大きく増加させる原因となっています。

更新負担を激減させる10の実践的なコツ

ここからは、Web担当者の更新負担を具体的に軽減するための方法をご紹介します。これらはコスモ企画の施工実績において実際に効果が確認されている方法です。

1. 最適なCMS選びと徹底的なカスタマイズ

自社の更新頻度や内容に最適なCMSを選ぶことが重要です。特に以下のポイントに注目しましょう：

• 直感的に操作できるインターフェース
• よく更新する項目へのアクセスのしやすさ
• カスタムフィールドの活用による入力の簡素化
• プレビュー機能の充実度

例えば、ブログ記事を頻繁に更新する場合はWordPressが適していますが、商品情報を頻繁に更新するならEC専用のCMSの方が作業効率が上がることもあります。

カスタマイズ事例：入力の手間を削減する工夫

ある製造業のクライアントでは、製品情報の更新を効率化するために、Excelからの一括インポート機能を実装し、更新時間を約60%削減することに成功しました。

2. テンプレート化とコンポーネント設計の徹底

サイト全体をパーツ単位で考え、テンプレート化することで、更新作業を大幅に簡素化できます。

• 頻繁に更新するページのテンプレートを用意
• 共通要素（ヘッダー、フッターなど）の集中管理
• レイアウトの統一によるデザイン調整時間の削減

実際に、テンプレート化により、ある企業では新着情報の更新時間が1/3に短縮されました。

3. 更新作業の自動化ツールの活用

繰り返し行われる単調な作業は、自動化ツールの導入で大幅に効率化できます。

• スケジュール投稿機能の活用
• SNSとの連携自動化ツール
• バッチ処理による一括更新
• 画像の自動リサイズツール

たとえば、Zapierなどのノーコードツールを使えば、プログラミングの知識がなくても様々な作業の自動化が可能です。

4. 詳細な更新マニュアルと共有システムの構築

更新作業を属人化させないために、詳細なマニュアルを作成し、チーム内で共有することが重要です。

• 画像付きの手順書の作成
• 動画マニュアルの活用
• チェックリストの導入
• クラウドでのマニュアル共有

特に、スクリーンキャプチャツールを使った視覚的なマニュアルは、文章だけのものと比べて理解度が高まります。

5. コンテンツカレンダーによる計画的な更新

突発的な更新依頼に振り回されないよう、年間・月間の更新計画を立てておくことが効果的です。

• 年間の更新タイミングの可視化
• 季節イベントに合わせたコンテンツの事前準備
• 更新作業の平準化

コンテンツカレンダーを導入した企業では、締め切り直前の慌ただしい更新が減少し、質の高いコンテンツ制作が可能になりました。

6. 外部リソースの効果的な活用

すべての作業を内製化するのではなく、専門性の高い作業は外部に依頼することも検討すべきです。

• 定型的な更新作業のアウトソーシング
• 専門的なデザイン・コーディング作業の外注
• コンテンツ制作の一部委託

特に、画像加工やバナー制作などの専門的なスキルが必要な作業は、外部に依頼することで全体の効率が上がることがあります。

7. 画像・素材の管理システムの整備

更新時に必要な素材をすぐに見つけられる環境を整えることが、作業効率を大きく向上させます。

• 画像のファイル名規則の統一
• クラウドストレージでの素材管理
• タグ付けによる検索性の向上

適切なファイル命名規則を導入したことで、素材探しの時間が75%削減できたという事例もあります。

8. 承認プロセスの簡素化

多くの企業では、コンテンツ公開前の承認プロセスが複雑で時間がかかっています。

• 承認者の明確化
• 承認フローのオンライン化
• 軽微な更新の承認省略ルールの導入

承認プロセスをオンラインツールで一元管理することで、メールのやり取りが減少し、承認までの時間を短縮できます。

9. サイト構造のシンプル化

複雑なサイト構造は更新の際のミスを増やし、作業時間も増加させます。

• ディレクトリ構造の整理
• 不要なページの整理・統合
• リダイレクト設定の適切な管理

サイト構造を見直し、シンプル化したことで全体の管理コストが40%削減できた事例もあります。

10. 定期的なスキルアップと知識の更新

Web技術は日々進化しているため、担当者自身のスキルアップも重要です。

• オンライン学習サイトの活用
• CMS公式ドキュメントの定期確認
• Web関連セミナーへの参加

最新の知識を得ることで、従来複雑だった作業が簡単になることも少なくありません。

サイト運用効率化の成功事例

実際に更新負担を軽減させ、効率的なサイト運用を実現した企業の具体例をご紹介します。

事例1：製造業A社の改善例

製品情報を頻繁に更新する必要があったA社では、以下の施策により月間の更新工数を70%削減することに成功しました。

• 製品データベースとCMSの連携
• 画像命名規則の統一とバッチ処理の導入
• 更新担当者の複数化と役割分担の明確化

事例2：サービス業B社の改善例

キャンペーン情報やブログ記事の更新が多かったB社では、以下の取り組みで担当者の負担を軽減しました。

• コンテンツカレンダーの導入と3ヶ月先までの計画策定
• テンプレート記事の作成と活用
• 承認プロセスのワークフロー化

まとめ：サイト運用の負担軽減は計画的に

サイト更新の負担を軽減するには、単発的な対策ではなく、計画的かつ総合的なアプローチが必要です。今回ご紹介した10のコツを参考に、自社のサイト運用を見直してみてください。

重要なのは、「完璧を目指す」のではなく「継続可能な運用体制を構築する」ことです。一度に全てを変えようとするのではなく、優先度の高いものから段階的に改善していくことをおすすめします。

本記事はコスモ企画のWeb日誌ならびに各著名記事を参考に作成されています。さらに詳しい相談や、あなたの会社に最適なサイト運用体制の構築については、無料相談はコスモ企画までお問い合わせください。25年の実績を持つプロフェッショナルが、あなたのWeb運用の悩みを解決します。

コスモ企画は、Web制作でCMS（Wordpress）による操作性とSEO（検索エンジン最適化）で集客アップが得意な ホームページ制作会社です。また、弊社はWordpressによるレスポンジブデザインが標準としております。

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